Efektyvus susitikimų kambarių valdymo sprendimas APEAR

Pristatome naują „Hansab“ sprendimą, skirtą susitikimų, konferencijų salių ir lankytojų valdymui – APEAR.

APEAR – tai sprendimas, skirtas bet kuriai įmonei ar įstaigai, nepriklausomai ar ji turi tik 1-2 mažus susitikimų kambarius, ar tai didelio masto verslo centro pastatas.

APEAR sprendimas išsprendžia 3 pagrindines problemas:

• Susitikimų kambario užėmimas. Išvengiamas jūsų rezervuoto susitikimo kambario užėmimas.
• Susitikimo konfidencialumas. Išvengiami atsitiktiniai kolegų įėjimai ir nepageidaujami trikdžiai susitikimo metu. APEAR rodo visą informaciją apie vykstantį susitikimą ekrane šalia konferencijų salės ir perspėja apie jos užimtumą.
• Susitikimų kambario poreikio atitikimas. APEAR sistemos pagalba darbuotojas gali matyti informaciją apie kiekvieną susitikimų kambarį, t. y. kokia įranga yra kambaryje (ekranas, projektorius, konferencinė įranga ir pan.), darbo vietų skaičius ir kita panaši informacija. Tokiu atveju yra išvengiamas netinkamo susitikimų kambario rezervavimas ir optimalus visų susitikimų kambarių išnaudojimas (pvz., 2 dalyvių susitikimas surengiamas 30 darbo vietų turinčioje salėje, o ne mažesnėje).

APEAR sistemai naudojamas 10'' colių LCD lietimui jautrus ekranas, įrengtas greta susitikimų kambario durų, kuriame rodomas kambario pavadinimas, būsena ir esamo / būsimo susitikimo informacija (susitikimo iniciatoriaus vardas ir (arba) susitikimo pavadinimas). Ekrane iškart galima rezervuoti būsimą susitikimą arba tai padaryti, naudojantis e-pašto sistemos kalendoriumi. Susitikimų kambario būsena rodoma ekrane ir per integruotas LED šonines juosteles: žalia - kambarys laisvas; raudona - kambarys užimtas. 

APEAR programinė įranga patalpinama debesyje arba įmonės serveryje ir tiesiogiai integruojama su įmonių e. pašto kalendorių sistemą (MS Exchange, Office 365). Informacija keičiamasi tarp APEAR ir e. pašto kalendorinės sistemos, o duomenys nuolat atnaujinami.

APEAR gali teikti tokias funkcijas:

• Susitikimų kambario ekranas. Ekrane pateikiama susitikimų kambario būsenos informacija; esamo arba būsimo susitikimo valdymas ekrane.
• Centrinis ekranas su ofiso planu. Didesnis ekranas naudojamas pastato aukštų plano rodymui. Čia matomas esančių susitikimų kambarių skaičius ir jų būsenos informacija bei galimybė rezervuoti juos susitikimui.
• RFID autentifikavimas. Sistema suteikia galimybę autentifikuoti RFID korteles, užtikrinant, kad asmuo galėtų keisti jo paties rezervuoto susitikimo informaciją.
• Autentifikavimas PIN kodu. APEAR sistemoje gali būti vykdoma vartotojo autentifikacija rezervuojant / atšaukiant susitikimų kambarį PIN kodu arba ribojamas patekimas į jį, naudojant PIN valdomą elektroninį durų užraktą.